Door: Heikki Väänänen, founder HappyOrNot
Vertaling: Feedbacksmiley.nl
Bron: Forbes Magazine
Tienduizenden organisaties in het hele land werken nu volledig op afstand, vele met groot succes. Bedrijven komen langzaam tot het besef dat werken op afstand niet alleen een noodzakelijke, tijdelijke maatregel is, maar misschien wel iets wat op de lange termijn door hun werknemers gewenst is. Velen hebben gemeld dat de productiviteit toeneemt en sommige medewerkers zullen de vrijheid en flexibiliteit van werken op afstand misschien niet meer willen opgeven als dit eenmaal voorbij is.
Voor HR-afdelingen ligt de uitdaging op dit moment echter in het bewaken van het welzijn van de medewerkers. Werken op afstand is voor sommigen een zegen, maar niet voor iedereen. De plotselinge omwenteling is niet iets waar de meeste medewerkers op voorbereid hadden kunnen zijn. Ook is het niet een keuze die ze voor zichzelf hebben gemaakt. Het is over het algemeen een keuze die hen is opgedrongen en niet iedereen voelt zich dan ook positief over de plotselinge omwenteling.
Monitoring
In de goede oude tijd (nog maar twee maanden geleden) was het gebruikelijk om wekelijks, tweewekelijks of soms maandelijks evaluatiebijeenkomsten te houden om te beoordelen hoe medewerkers zich voelen over hun rol en hun werk in het algemeen. Deze momenten blijken bijzonder waardevol, omdat het vaak voorkomt dat onderwerpen en thema’s die als feedback worden gegeven, niet alleen maar feedback zijn. Vaak zijn ze al gesprekspunten op kantoor geworden en worden ze zeker ook besproken, niet alleen met collega’s maar ook met het netwerk buiten de organisatie.
Nu het arbeidsleven van iedereen op zijn kop is gezet zijn dit soort evaluaties een bijkomstigheid geworden. Het is nogal ironisch dat werkgevers in dit opzicht hun voet van het gaspedaal halen, want het belang voor managers om de vinger aan de pols te houden van de ervaringen en verwachtingen van de werknemers is nog nooit zo belangrijk geweest.
Terwijl de lock-down in veel landen over de hele wereld voortduurt, worden methoden om het welzijn van werknemers te evalueren gedwongen om te evolueren. Als ze voorop willen blijven lopen, moeten bedrijven en – meer specifiek – individuele teams in een ritme van continue feedback terechtkomen. Dat betekent niet dat er één keer per week, twee keer per week of zelfs elke dag een inhaalslag moet worden gemaakt. Het betekent dat er een systeem moet zijn waar medewerkers bedrijfsleiders in realtime kunnen beoordelen voor welke uitdagingen ze staan, terwijl ze niet op kantoor zijn.
Subtiel maar effectief
Hoewel dit allemaal nog nieuw terrein is, worden de medewerkers elke dag geconfronteerd met onvoorziene uitdagingen terwijl ze het veranderende werklandschap onder de knie krijgen. Dit soort continue feedback-systemen is zowel belangrijk als zeker ook uiterst nuttig, omdat het werkgevers inzicht geeft in wat er voor het personeel op het terrein belangrijk is.
Door middel van continue feedback kunnen managers eenvoudig de pijnpunten van werknemers beoordelen of een van hun zorgen een reactieve reactie vereist. Dit zorgt er niet alleen voor dat er naar het personeel wordt geluisterd, het stelt het team ook in staat om veranderingen op granulair niveau door te voeren, afgestemd op de specifieke behoeften van elk team of elke individuele werknemer. Cruciaal is dat het welzijn van de medewerkers een topprioriteit blijft, in een tijd waarin het gemakkelijk van de radar kan afglijden.
Tegelijkertijd, continue feedback dient vaak een tweede doel: het werken aan het verbeteren van de motivatie binnen teams. Door simpelweg de spreekwoordelijke vinger aan de pols te leggen bij het personeel over hoe ze zich voelen, wat er niet werkt of wat er verbeterd moet worden, geeft niet alleen een dieper inzicht in de typische werkdag van elke medewerker, maar biedt het ook een kans om veranderingen door te voeren die een springplank kunnen vormen voor medewerkers die hun werk willen doen. Met minder hindernissen om overheen te springen en om de hulp te krijgen die ze nodig hebben.
Aangezien de gehele ervaring van de werknemer veelzijdig is, moeten organisaties op zoek gaan naar feedback op alle gebieden van het bedrijf. Dit kan de ervaring van de sollicitant zijn, de wervingservaring, maar ook de ervaring van de werknemer en de belangenbehartiger. Met de informatie die uit al deze belangrijke gebieden wordt verzameld kunnen bedrijven deze gegevens gebruiken om het belangrijkste element van werknemersgeluk te verbeteren; wat vervolgens uiteindelijk neerkomt op zinvol werk. De gegevens die worden verzameld uit een continu feedbacksysteem stellen organisaties in staat om te identificeren wat de motivatie zou kunnen benadelen en helpen bij de ontwikkeling van sterke punten binnen het personeelsbestand.
Dus wat moeten werkgevers aan hun personeel vragen tijdens de lockdown? Hier zijn enkele voorbeelden:
- Heb je een routine gevonden, of veroorzaakt een gebrek aan routine je stress?
- Wat vind je van de manier waarop de communicatie is veranderd en de nieuwe manieren waarop het team samenwerkt?
- Voel je je alleen of ben je nog steeds sociaal betrokken bij je collega’s?
- Ben je erin geslaagd om je werkleven te scheiden van je persoonlijke leven?
Dit zijn allemaal eenvoudige maar effectieve manieren om met medewerkers in contact te komen en de uitdagingen te ontdekken waarmee ze in deze tijd geconfronteerd worden.
Een belangrijk punt om te onthouden is dat na het verzamelen van feedback van het personeel, de ‘feedbacklus’ altijd moet worden afgesloten. Dit betekent dat leidinggevenden terug moeten communiceren naar hun teams als er veranderingen plaatsvinden als gevolg van hun feedback. Dit is niet alleen een simpele beleefdheid, maar versterkt de kracht van het individu om veranderingen door te voeren en toont de effectiviteit van het systeem op alle niveaus.
Verwachtingen voor de toekomst
Als de pandemie eenmaal voorbij is en de wereld zich weer begint te bekommeren om rechten, zal er waarschijnlijk een dramatische mentaliteitsverandering plaatsvinden, zowel van werkgevers als van werknemers. De verwachting is dat tegen die tijd het werken op afstand al geruime tijd bestaat en dat voor velen thuiswerken de nieuwe norm zal zijn geworden. Bovendien zal het een unieke gedeelde ervaring zijn geworden; niet alleen door iedereen binnen de organisatie maar ook door duizenden andere organisaties wereldwijd. Als gevolg daarvan verwachten velen dat het werken op afstand nog lang na afloop van deze lock-downperiode zal worden voortgezet.
Uit een analyse van FlexJobs en Global Workplace Analytics blijkt dat tussen 2005 en 2017 het werk op afstand met 159% is toegenomen, wat de afgelopen vijf jaar met 44% is toegenomen. In het huidige klimaat moeten leiders binnen bedrijven hun bestaande vooroordelen ten aanzien van werk op afstand actief aan de kaak stellen en ernaar streven een positieve ervaring van medewerkers op afstand te co-creëren. Het is van vitaal belang – zowel voor nu als voor toekomstig succes – dat werkgevers het personeel op afstand voortdurend in de gaten houden en ervoor zorgen dat er goed voor hen wordt gezorgd en dat ze tevreden zijn. Hoewel de lock-down misschien maar tijdelijk is, is werken op afstand een blijvertje.